Когда времени на всё не хватает, а задач становится всё больше, наличие надежного личного помощника становится не просто удобством, а необходимостью. Ассистент не только разгружает от ежедневных административных обязанностей, но помогает оптимизировать рабочие процессы.
Поиск подходящего кандидата, способного соответствовать высоким требованиям и динамике работы руководителя, требует особого подхода и понимания того, что именно делает помощника идеальным. Я расскажу, какие качества и навыки наиболее важны при выборе личного помощника. А также поделюсь проверенными стратегиями успешного найма.
Каким должен быть хороший личный помощник?
Найти качественных сотрудников всегда сложная задача, особенно когда речь идет о личных помощниках.
Ассистент должен быть умным, IQ выше среднего, лучше сильно выше. Плюс к этому опытным — умненький студент, который не сталкивался с реальными рабочими ситуациями и проблемами будет учиться на ошибках, а для вас это потерянные деньги, время и главное нервы. Если у вас небольшой бюджет и есть терпение и готовность воспитывать студента, то это возможный вариант.
Старайтесь найти максимально сообразительного, ответственного — лучше гиперответственного и системного человека. Дальше берите его на все ваши встречи, Zoom-созвоны — он должен ходить за вами «хвостиком». Во время встреч сразу делегируйте ему мелкие вопросы и просите его писать личные выводы по встрече — что нового он узнал, что было интересным, что было непонятным. Так вы будете видеть, как он учится и насколько быстро вникает в ваши дела.
Самые лучшие ассистенты те, которые любят учиться. Привлекайте их возможностью внутреннего и внешнего обучения, роста профессионализма. Обращайте внимание насколько человек ценит обучение и официальные подтверждения — сертификаты, дипломы.
Если есть возможность найти опытного ассистента с такими качествами — это большая удача. Но обращайте внимание на то, почему он ушёл с прошлого места — вряд ли хорошего ассистента уволят, обычно они стабильно работают многие годы. Такой человек может попасть на рынок труда только если бизнес обанкротился или что-то случилось с руководителем.
Как я нашёл бизнес-ассистента?
Чтобы найти ассистента, для начала нужно понять, чего вы от него ждёте, потому что есть разные категории ассистентов:
- Первая категория — личный помощник, то есть это больше человек, который будет решать все ваши бытовые вопросы. Например, организовывать садик для детей, покупать подарки друзьям и жене, решать вопросы с арендой квартиры, travel-поддержка.
- Вторая — это бизнес-ассистент, у которого 80% времени занимают какие-то задачи, связанные именно с бизнесом. То есть это ресерч, поиск данных, формирование табличек, участие во встречах, протоколирование и так далее. Назначение встреч, ведение календаря, управление приоритетами, коммуникация с партнерами — это всё делает бизнес-ассистент. Но при этом бизнес-ассистент также может выполнять часть каких-то персональных поручений, связанных с личными вопросами. У него просто процент таких задач ниже.
Поэтому для начала нужно понять, какой ассистент вам нужен. И исходя из этого уже описывать вакансию и отбирать кандидатов.
Мы искали помощника стандартно — сформировали воронку. У нас есть описанная должностная инструкция ассистента. И мы четко понимали, какие обязанности будут у человека. Второй момент — мы размещали наши объявления на различных ресурсах и чатах.
Далее кандидаты заполняют короткую анкету, в которой мы формулируем некоторые ситуации и узнаем детали в отношении прошлых мест работы. Также задаём вопросы по типу: «У вас есть задача назначить встречу с тремя партнерами, которые находятся в трёх разных часовых поясах. Например, часовой пояс Калифорнии, Испании и Казахстана. Какое время вы предложите для встреч?» Такие элементарные, на первый взгляд, вопросы помогают отсеять сразу ребят, которые не могут быстро сообразить, как подобрать правильное время.
После этого общение с рекрутером и тестовое задание. Оно тоже формируется на базе нашей должностной инструкции. Последнее тестовое задание было связано с подготовкой вариантов проживания в одной из стран, куда собирались основатели. Иногда это может быть стандартное задание, например, какие-то даты поездки, подобрать отели на 3 дня, например, в Испании.
Такое задание обычно занимает пару часов, мы его не оплачиваем, но оно сразу показывает, насколько человек быстро и правильно воспроизводит инструкции и делает согласно им задание. Для ассистента очень важно, чтобы он следовал описанным правилам. Если ассистент не воспроизводит какие-то правила, то это создает ненужные действия для руководителя. Уже после тестового задания мы выводим наших кандидатов на обучение.
Перед тем, как давать кандидату первые задания, мы обучаем его тому, как правильно работать с руководителем. Есть задания по каждому пункту должностной инструкции, по каждой функции с проверкой того, насколько воспроизвел человек этот пункт, как бы он это выполнил. А также проводим обучение стандартным функциям компании, сервисов, подготовке рабочего места и так далее. Всё это обучение он проходит, после этого уже поступает на испытательный срок и начинает выполнять задания.
На каких ресурсах стоит искать личного помощника?
Первый, самый стандартный, это обычная воронка через сайты работ. Например, через HeadHunter или подобные сайты. Второй способ — есть специализированные чаты в Телеграме, в которых состоят именно бизнес-ассистенты. Также есть боты, в которых также можно размещать вакансии и там получать отклик. Третий вариант — это специализирующиеся фирмы, эксперты, которые занимаются именно наймом ассистентов. В каждой стране, я думаю, есть такой подрядчик, который ищет личных помощников.
Каких помощников сложнее всего найти?
Сложнее всего найти ассистента, который будет хорош сразу в нескольких критичных вопросах:
● сообразительный, может находить решения;
● гиперответственный — проверяет и перепроверяет, думает о том, каково будет руководителю в этой ситуации, как ему помочь;
● ничего не забывает, потому что записывает, планирует задачи и подводит итоги● любознательный, хочет и умеет учиться;
● ему комфортнее следовать за сильным лидером и быть частью мощной группы, чем создавать свою команду и вести ее вперед;
● позитивно настроен, умеет восстанавливаться после ошибок и поражений, оптимист по жизни.
Обычно ассистент может работать удаленно, даже жить в другом часовом поясе. А если же он должен жить в одном городе с руководителем, то задача сильно усложняется. Некоторые ассистенты посвящают большую часть своей жизни постоянно следуя за руководителем в поездках — конечно же это дорогое удовольствие, а поиск и обучение такого ассистента может занять годы.
В любом случае любому руководителю нужен ассистент и навыки поиска и работы с ним нужно развивать как можно раньше. Если это сделать, поверьте, упроститься как ваша личная жизнь, так и работа.